Cara Memasukan Nama Penerima dan Alamat Surat Menggunakan Mail Merge Di Microsoft Word

Contents

Cara Memasukan Nama Penerima dan Alamat Surat Menggunakan Mail Merge Di Microsoft Word – Jika kalian memiliki daftar penerima surat yang banyak. puluhan bahkan ratusan, maka kalian harus menggunakan fitur Mail Merge di Microsoft Word.

Apa itu Mail Merge? Mail Merge adalah alat atau tools yang berguna dan memungkinkan Anda untuk menghasilkan beberapa surat, label, amplop, tag nama, dan lainnya menggunakan informasi yang disimpan dalam daftar, database, atau spreadsheet (Ms. Exel). Ketika memanfaatkan Merge Mail, Anda memerlukan sebuah dokumen Word (Anda bisa mulai dengan yang sudah ada atau membuat yang baru) dan daftar penerima, yang biasanya sebuah workbook Excel.

Cara Menggunakan Mail Merge

Step 1

Buka dokumen Word yang ada, atau buat yang baru.
Pilih Tab Mailings, klik perintah Start Mail Merge dan pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard dari menu drop-down.

Kemudian Mail Merge akan muncul dan membimbing Anda melalui enam langkah utama untuk menyelesaikan penggabungan atau merge. Contoh berikut ada menunjukkan bagaimana cara membuat formulir dan menggabungkannya dengan daftar penerima.

Step 2

Dari Window Mail Merge di sisi kanan Word, pilih jenis dokumen yang ingin Anda buat. Dalam contoh ini, kita akan pilih Letters. Selanjutnya klik Next: Starting document untuk bergerak ke Step 2.

Step 3

Kemudian Pilih Use the current document, kemudian klik Next: Select recipients untuk beralih ke Step 3.

Step 4

Pada langkah ini Anda memerlukan daftar alamat sehingga Word secara otomatis dapat menempatkan setiap alamat ke dalam dokumen Anda. List bisa berada pada file yang sudah ada, seperti workbook Excel, atau Anda dapat mengetik list alamat baru dari dalam Wizard Mail Merge.

Selanjutnya Pilih Use an existing list, kemudian klik Browse untuk memilih file.

Kemudian Cari file Anda, kemudian klik Open.

Kemudian, Jika list alamat ada di dalam workbook Excel, pilih worksheet yang berisi daftar itu, lalu klik OK.

Dalam box dialog Mail Merge Recipients, Anda dapat mencentang atau menghapus centang setiap kotak untuk mengontrol penerima yang akan digabungkan. Pada umumnya, semua penerima harus dipilih. Setelah selesai, klik Close.

Kemudian Klik Next: Write your letter untuk beralih ke Step 4.

Step 5

Pada step 5 saat ini. Anda siap untuk menulis surat Anda. Ketika itu dicetak, setiap salinan dari surat itu pada dasarnya sama; hanya data penerima (seperti nama dan alamat) yang berbeda. Anda harus menambahkan placeholder untuk data penerima sehingga Mail Merge tahu persis di mana tempat untuk menambahkan data.

Pertama – tama tempatkan titik penyisipan dalam dokumen di mana Anda ingin informasinya muncul.

Kemudian Pilih salah satu opsi placeholder. Dalam contoh kita, kita akan pilih Address block.
TSelanjutnya sebuah kotak dialog akan muncul dengan berbagai pilihan sesuai selera. Pilih opsi yang diinginkan, lalu klik OK.

Setelah itu sebuah placeholder akan muncul dalam dokumen Anda.

Setelah selesai, klik Next: Preview your letters untuk beralih ke Step 5.

Untuk beberapa surat, Anda hanya perlu menambahkan sebuah Address blok dan Greeting line. Tapi Anda juga dapat menambahkan lebih banyak placeholder (seperti nama recipients atau addresses) dalam tubuh surat untuk personalisasi lebih lanjut.

Step 6

Preview suratnya untuk memastikan informasi dari daftar penerima muncul dengan benar dalam surat itu. Anda dapat menggunakan panah gulir kiri dan kanan untuk melihat setiap versi dokumen.

Jika semuanya dipastikan sudah benar, klik Next: Complete the merge untuk beralih ke Step 6.

Step 7

Klik Print untuk mencetak surat.

Sebuah kotak dialog akan muncul. Putuskan apakah Anda ingin mencetak semua surat-surat, Current document (record), atau kelompok terpilih, kemudian klik OK. Dalam contoh kita, kita akan mencetak semua surat.